1. Administrator danych
Administratorem danych osobowych jest Stowarzyszenie Klub Rowerowy Strzebielino, ul. Gdańska 19/1, 84-220 Strzebielino, KRS 0001120248, NIP 5882517043. W sprawach danych osobowych prosimy pisać na adres stowarzyszeniekrs@gmail.com albo na adres siedziby. Klub nie wyznaczył inspektora ochrony danych.
2. Jakie dane przetwarzamy
- Dane członka: imię i nazwisko, data urodzenia, adres, telefon, e-mail, data przystąpienia i wystąpienia, rodzaj członkostwa, funkcja w Klubie.
- Dane opiekuna członka niepełnoletniego: imię i nazwisko, e-mail, telefon, powiązanie z podopiecznym.
- Przejazdy: data, dystans, czas, zdjęcie licznika. Z plików GPX lub FIT oraz z Garmina i Stravy odczytujemy tylko te wartości, trasy GPS nie zapisujemy.
- Finanse: wpłaty składek i zbiórek, dane z wyciągu bankowego (nazwa i rachunek wpłacającego, tytuł przelewu), faktury zakupowe z KSeF (dane sprzedawcy).
- Dane konta: hasło (wyłącznie w postaci skrótu), klucze Garmin i Strava (zaszyfrowane), dziennik zmian w Aplikacji, adres IP i dane sesji.
- Wizerunek, jeśli członek wyrazi na to zgodę w deklaracji.
- Kontakt w razie wypadku, jeśli członek sam go poda w profilu: kim jest ta osoba i jej telefon. Widzi go tylko organizator wydarzenia, na które członek jest zapisany, od 2 dni przed startem do dnia po zakończeniu.
- Zapisy na wydarzenia, lista rezerwowa i lista obecności prowadzona przez organizatora.
- Czat Klubu: wiadomości i zdjęcia, które członek sam wyśle w grupach, oraz informacja, do której wiadomości przeczytał grupę. Widzą je osoby z danej grupy i administrator.
- Powiadomienia na telefonie, jeśli członek sam je włączy: adres urządzenia nadany przez usługę powiadomień przeglądarki.
3. Cele, podstawy prawne i okres przechowywania
| Cel | Podstawa (RODO) | Jak długo |
|---|---|---|
| Członkostwo w Klubie, ewidencja członków, składki | art. 6 ust. 1 lit. b i c, statut i ustawa Prawo o stowarzyszeniach | przez czas członkostwa, potem 5 lat; telefon usuwamy 12 miesięcy po wystąpieniu z Klubu |
| Konto w Aplikacji i jej bezpieczeństwo (logowanie, kody e-mail, dziennik zmian) | art. 6 ust. 1 lit. b i f | do zamknięcia konta |
| Wydarzenia, przejazdy, ranking, dyplomy | art. 6 ust. 1 lit. f (działalność statutowa Klubu) | przez czas członkostwa; zdjęcie licznika usuwamy 12 miesięcy po zatwierdzeniu albo odrzuceniu przejazdu (dystans i czas zostają) |
| Pobieranie przejazdów z Garmina lub Stravy | art. 6 ust. 1 lit. a (zgoda wyrażona przez podłączenie konta) | do usunięcia klucza |
| Księgowość (wpłaty, wyciągi, faktury z KSeF) | art. 6 ust. 1 lit. c, ustawa o rachunkowości | 5 lat od końca roku obrotowego |
| Wiadomości e-mail do członków | art. 6 ust. 1 lit. b i f | do zamknięcia konta albo sprzeciwu |
| Czat Klubu (komunikacja członków i organizacja wydarzeń) | art. 6 ust. 1 lit. f (działalność statutowa Klubu) | przez czas członkostwa; wiadomość znika, gdy usunie ją autor albo prowadzący grupę; zdjęcia z czatu usuwamy 12 miesięcy po wysłaniu (tekst wiadomości zostaje) |
| Powiadomienia o nowych wiadomościach czatu (na telefonie albo e-mailem) | art. 6 ust. 1 lit. a (zgoda: włączenie powiadomień) | do wyłączenia powiadomień |
| Publikacja wizerunku (zdjęcia z wydarzeń) | art. 6 ust. 1 lit. a | do cofnięcia zgody |
| Bezpieczeństwo uczestników wydarzeń (kontakt w razie wypadku) | art. 6 ust. 1 lit. a (zgoda: podanie kontaktu w profilu) | do usunięcia z profilu albo cofnięcia zgody, najpóźniej 12 miesięcy po wystąpieniu z Klubu |
| Dochodzenie i obrona roszczeń | art. 6 ust. 1 lit. f | do przedawnienia roszczeń |
4. Dzieci
Deklarację członka niepełnoletniego zatwierdza opiekun prawny, a za członka poniżej 14 lat z Aplikacji korzysta opiekun. Zgody (wizerunek, Garmin, Strava) za osobę poniżej 16 lat wyraża lub zatwierdza opiekun (art. 8 RODO). Opiekun widzi dane i przejazdy podopiecznego.
5. Komu przekazujemy dane
- OVH sp. z o.o., dostawca serwera, na podstawie umowy powierzenia.
- Google (Gmail), przez którego wysyłamy wiadomości e-mail: trafiają tam adres, imię i nazwisko adresata oraz treść wiadomości.
- OpenStreetMap Foundation (Wielka Brytania): przy wyświetlaniu mapy trasy wydarzenia przeglądarka pobiera kafelki mapy i przekazuje adres IP.
- Dostawca usługi powiadomień w przeglądarce członka (Google, Apple, Mozilla albo Microsoft), tylko gdy członek włączy powiadomienia: dostaje sam sygnał „jest nowa wiadomość” dla danego urządzenia, bez treści i bez danych nadawcy.
- Organy państwowe, gdy wymaga tego prawo.
Garmin, Strava, bank i KSeF są źródłami danych: pobieramy z nich dane, nie wysyłamy im danych członków. Księgowość prowadzi Klub samodzielnie. Danych nie sprzedajemy, nie używamy do reklamy i nie przesyłamy do usług sztucznej inteligencji.
6. Przekazywanie poza Europejski Obszar Gospodarczy
Serwer znajduje się w Polsce. Mapy OpenStreetMap działają z Wielkiej Brytanii, dla której Komisja Europejska wydała decyzję o odpowiednim stopniu ochrony. Google może przetwarzać wiadomości e-mail także w USA, na podstawie decyzji Komisji Europejskiej o ramach ochrony danych UE–USA (Data Privacy Framework).
7. Twoje prawa
Masz prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia oraz sprzeciwu wobec przetwarzania na podstawie prawnie uzasadnionego interesu. Zgodę możesz cofnąć w każdej chwili, bez wpływu na wcześniejsze przetwarzanie. Masz prawo złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).
8. Czy musisz podać dane
Podanie danych z deklaracji jest warunkiem członkostwa, bo wymaga tego statut. Podłączenie Garmina lub Stravy, zgoda na wizerunek i kontakt w razie wypadku są dobrowolne. Nie podejmujemy decyzji w sposób zautomatyzowany: ranking tylko sumuje punkty według zasad wydarzenia.
9. Dane sprzedawców z faktur
Jeśli sprzedawca jest osobą fizyczną prowadzącą działalność, jego dane z faktury (imię i nazwisko, NIP, adres) pobieramy z KSeF i przechowujemy 5 lat w celach księgowych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).
10. Zmiany
Polityka obowiązuje od 12.11.2026. O zmianach poinformujemy w Aplikacji.